陷阱一：不讀《運(yùn)輸指南》，頻遇難題。
《運(yùn)輸指南》是展品運(yùn)輸代理在每個(gè)展覽會(huì)開幕前制定的一份實(shí)用性文件。通過相關(guān)逾徑分發(fā)到參展商手中，以便相關(guān)人員能及時(shí)了解展品運(yùn)輸中的相關(guān)環(huán)節(jié)，及時(shí)應(yīng)對(duì)緊急問題。為了保證展品運(yùn)輸?shù)陌踩裕苊庹蛊吩谡麄€(gè)運(yùn)輸、裝卸和展臺(tái)就位的全過程中出現(xiàn)損壞與丟失展品的現(xiàn)象，《運(yùn)輸指南》對(duì)參展展品的包裝、嘜頭、運(yùn)輸保險(xiǎn)提出了相關(guān)的規(guī)定和建議，對(duì)超重、超限展品的運(yùn)輸、裝卸和展臺(tái)就位也做出了相應(yīng)的提示。大了保證運(yùn)輸代理在展覽品從抵達(dá)指定的港(站) 開始到展臺(tái)就位的這段時(shí)間里，有充足的時(shí)間完成展品的報(bào)關(guān)、報(bào)檢、提貨、運(yùn)輸、查驗(yàn)、熏蒸處理等必要的手續(xù)和操作過程。收到《運(yùn)輸指南》后，可以組織相關(guān)人員認(rèn)真看一看，讀懂了再干可以少走彎路。
陷阱二：少繳關(guān)稅，壓低價(jià)格，自找苦吃。
出國參展需要辦理展品和運(yùn)輸單證、海關(guān)手續(xù)、保險(xiǎn)手續(xù)，但是，各國對(duì)單證具體要求可能不一樣，需要事先了解，并相應(yīng)做好準(zhǔn)備。為了方便通關(guān)，所有展品都必須標(biāo)價(jià)、申報(bào)。出售品需要標(biāo)價(jià)，其他展品和用品比如禮品、宣傳品、自用品、招待品、道具等即使是無商業(yè)價(jià)值，也需標(biāo)價(jià)。有些參展企業(yè)為了少繳關(guān)稅，在展品清冊(cè)上做手腳，將貨物價(jià)格標(biāo)得很低。這也許會(huì)省一些小錢，但會(huì)得不償失，自找苦吃。海關(guān)人員有許多辦法對(duì)付未如實(shí)中報(bào)者。一旦被認(rèn)定瞞報(bào)貨值，會(huì)繳納數(shù)倍罰款，展品被扣押。
展品若受損，保險(xiǎn)公司將按報(bào)關(guān)清冊(cè)賠償。因此，參展商還是如實(shí)申報(bào)為好。
陷阱三：心存僥幸，不買保險(xiǎn)，得不償失。
運(yùn)輸險(xiǎn)是展品在運(yùn)輸和展覽過程中的保險(xiǎn)。在展品發(fā)運(yùn)并取得提單后，按展品清單上的價(jià)格辦理保險(xiǎn)手續(xù)。一般可辦理一切險(xiǎn)種，并取得保險(xiǎn)單。保險(xiǎn)期從展品在國內(nèi)倉庫發(fā)貨至運(yùn)回國內(nèi)倉庫止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。建議參展商根據(jù)自己展品的實(shí)際情況加上附加險(xiǎn)，如它可以提供盜竊險(xiǎn)和破損險(xiǎn)的保護(hù)。在運(yùn)輸途中發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證，若無法取得理賠單證，則要求責(zé)任方寫證明書。受損方填寫受損報(bào)告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。忠告您:一旦出險(xiǎn)，現(xiàn)場取證最重要。
陷阱四：標(biāo)簽標(biāo)注不詳，運(yùn)輸延誤。
在國內(nèi)，參展樣品的包裝通常由參展企業(yè)工作人員解決。包裝一定要做到細(xì)致入微，要在貨物的包裝箱上將標(biāo)簽填好，企業(yè)名稱、展覽會(huì)的名稱、展臺(tái)號(hào)、日期、貨物名稱等細(xì)節(jié)都要寫清楚。這些雖然是細(xì)節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻煩。有的企業(yè)只寫展覽館的名稱，沒有寫展會(huì)名稱，就會(huì)耽誤運(yùn)輸。比如法蘭克福展覽中心很大，經(jīng)常同時(shí)舉辦兩個(gè)或者三個(gè)展覽會(huì)。如果展會(huì)名稱不清楚，運(yùn)輸商就不知道該將展品送到哪個(gè)館。
企業(yè)名稱和日期也應(yīng)明確。企業(yè)在公司所在地發(fā)貨經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況，企業(yè)找的運(yùn)輸商常常為了壓低成本，特貨物轉(zhuǎn)包出去展品經(jīng)常會(huì)被兒次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運(yùn)輸實(shí)力的公司把貨物集中起來統(tǒng)一發(fā)貨。由于幾經(jīng)轉(zhuǎn)手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標(biāo)簽上公司名稱不清楚，展覽會(huì)的運(yùn)輸代理去提貨的時(shí)候，就不知道哪一件是要參加展覽會(huì)的展品。在展覽旺季，展覽會(huì)的運(yùn)輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會(huì)。因此，展品運(yùn)輸時(shí)標(biāo)簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進(jìn)錯(cuò)場館的情況。
一些大件設(shè)備，比如紡織機(jī)械等，基本都是大廠商生產(chǎn)的，他們參展通常會(huì)自己派車將貨物運(yùn)到展覽會(huì)。如果不是自己運(yùn)輸，展品包裝外的標(biāo)識(shí)更要全面。這些方面，B美國家比較規(guī)范。比如在較大設(shè)備的箱外，他們會(huì)在箱子四角用火燙出鏈子狀的標(biāo)志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機(jī)器的重量、重心、方向等都有清楚的標(biāo)志。這樣，展品進(jìn)場時(shí)工人搬運(yùn)操作起來就不會(huì)把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時(shí)里面要加好防震的材料，箱子外而要特別注明易碎標(biāo)志。如果展品不能倒放，也應(yīng)該標(biāo)明清楚。因?yàn)樵诤娇者\(yùn)輸展品進(jìn)不了艙門時(shí)，運(yùn)輸人員如果看到不能倒放的標(biāo)志，就不會(huì)倒放，而會(huì)建議該展品換飛機(jī)或者采取其他的運(yùn)輸方式。
陷阱五：雇用游擊隊(duì)搬運(yùn)工，展品受損，無人買單。
目前，很多展覽館管理不善，展覽館內(nèi)常常有一些游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工。他們看見參展商進(jìn)來就蜂擁而上，以極低的價(jià)格承攬搬運(yùn)業(yè)務(wù)。他們的價(jià)格雖然很低，但是服務(wù)的安全性沒有保證。
游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工在搬運(yùn)過程中發(fā)生貨物損壞時(shí)，通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運(yùn)工，因此在搬運(yùn)過程中，常常會(huì)有盜竊展品的事件發(fā)生。游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工雖然價(jià)格便宜，但是參展商圖便宜發(fā)生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。
參展企業(yè)的工作人員也不宜加入展品卸載工作，一旦出現(xiàn)展品損傷，責(zé)任難以分清。一般情況，組展商與指定的展品運(yùn)輸商都會(huì)有合同在先，如果在搬運(yùn)中出現(xiàn)展品或人員的損傷，可以找展品運(yùn)輸商要求一個(gè)合理的解決方式。
陷阱六：無視展品運(yùn)輸跟蹤，無奈“開天窗”。
現(xiàn)在很多參展企業(yè)都是全委托組展商或運(yùn)輸公司辦理展品運(yùn)輸，而企業(yè)自身卻不安排任何人跟蹤此事，這是不對(duì)的。一旦出現(xiàn)展品延誤、缺失等情況，責(zé)任在運(yùn)輸方，可損失最大的自然是參展商。
參展商希望在展覽會(huì)期間向觀眾展示自己的展品和技術(shù)，但往往因?yàn)榘l(fā)貨不及時(shí)貽誤了時(shí)機(jī)。展會(huì)上，有時(shí)候個(gè)別展位上空空如野，業(yè)內(nèi)俗稱“開天窗”。出現(xiàn)這種問題是由于參展商從國內(nèi)港(站) 發(fā)貨較晚，導(dǎo)致展品在規(guī)定的抵達(dá)港(站) 時(shí)間之后到達(dá)。這會(huì)給參展商指定的展品運(yùn)輸代理帶來提貨、運(yùn)輸、報(bào)關(guān)和報(bào)檢等方面的時(shí)間壓力，進(jìn)而導(dǎo)致參展商不能及時(shí)參展或無法將展示產(chǎn)品擺上展臺(tái)。這就要求參展商事先做好運(yùn)輸籌劃方案。整個(gè)方案涉及運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸日程和運(yùn)輸費(fèi)用等因素。在確定展品運(yùn)輸日程時(shí)，不僅要考慮運(yùn)輸所需的時(shí)間，還要考慮展品、道具、資料等展覽用品準(zhǔn)備所需時(shí)間，以及辦理有關(guān)單證和手續(xù)所需的時(shí)間。
展會(huì)后，鑒于回運(yùn)高額的運(yùn)輸費(fèi)和復(fù)雜的海關(guān)手續(xù)，雖然展會(huì)主辦方是不允許在展會(huì)現(xiàn)場買賣樣品，但仍有部分參展企業(yè)會(huì)將參展樣品賣掉，或是贈(zèng)送給意向客戶。如果展品需要回運(yùn)的企業(yè)要注意，在展品出運(yùn)前，務(wù)必要填寫完整的展品清冊(cè)單(中英文兩種格式)。展品清冊(cè)是向國內(nèi)外海關(guān)報(bào)關(guān)、清關(guān)的重要單證，也是出售展品時(shí)的價(jià)格依據(jù)，否則展品回運(yùn)將會(huì)遭遇麻煩。
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